Absperrung und Besucherlenkung bei Veranstaltungen

Ein Fest ohne durchdachte Absperrung und Besucherlenkung wirkt schnell chaotisch: Gäste laufen durch den Aufbaubereich, Fahrzeuge geraten in den Fußgängerstrom, und an Engstellen bilden sich Rückstaus, die sich bis in den Sitzbereich ziehen. Dabei genügen oft schon wenige, gezielt platzierte Absperrelemente, um diese Probleme von vornherein zu vermeiden.

Dieser Ratgeber zeigt, welche Bereiche einer Veranstaltung typischerweise abgesperrt werden sollten, mit welchen einfachen Mitteln sich das umsetzen lässt und wie Besucherlenkung Engpässe von vornherein vermeidet.

Welche Bereiche typischerweise abgesperrt werden sollten

Zu den Bereichen, die bei den meisten Veranstaltungen eine klare Absperrung brauchen, zählen Zufahrten für Lieferfahrzeuge und Rettungsdienste, der Aufbau- und Technikbereich hinter Ständen sowie Stromverteiler und Kabelwege, die nicht für Gäste zugänglich sein sollen.

Auch der Übergang zwischen Fußgängerbereich und befahrener Straße bei Straßenfesten gehört klar abgegrenzt, ebenso wie Bereiche mit besonderem Gefahrenpotenzial, etwa in der Nähe von Grills, Ausschankstationen mit heißen Getränken oder provisorisch verlegten Kabeln. Eine vollständige Liste dieser Bereiche vor der Veranstaltung erstellt, verhindert, dass einzelne Gefahrenstellen erst während des laufenden Betriebs auffallen und dann nur noch improvisiert gesichert werden können.

Absperrmaterial: Band, Gitter oder feste Elemente

Absperrband markiert Grenzen sichtbar, hält aber entschlossene Gäste kaum physisch zurück und eignet sich deshalb vor allem für Bereiche, die eher symbolisch als zwingend gesperrt werden sollen, etwa den Rand eines frisch bepflanzten Beets neben dem Festplatz. Für stärker frequentierte Bereiche reicht die reine Sichtbarkeit als Sperrwirkung meist nicht aus.

Absperrgitter bieten eine deutlich stabilere physische Barriere und eignen sich für Zufahrten, Technikbereiche oder Stellen mit echtem Gefahrenpotenzial. Sie lassen sich zudem flexibel in Reihen aufstellen, um auch längere Strecken durchgehend abzusperren.

Feste Elemente wie Poller oder schwere Pflanzkübel kommen dort zum Einsatz, wo eine Zufahrt dauerhaft für Fahrzeuge gesperrt bleiben soll, etwa an einer Straße, die für die Dauer der gesamten Veranstaltung für den Verkehr geschlossen ist.

Besucherlenkung durch Wegeführung statt reiner Sperrung

Absperrung allein löst noch keine Besucherlenkung: Wo eine Absperrung einen direkten Weg blockiert, sollte gleichzeitig sichtbar sein, welcher Umweg stattdessen genutzt werden soll. Fehlt diese Orientierung, sammeln sich Gäste oft ratlos direkt an der Absperrung, statt zügig weiterzugehen.

Beschilderung oder einfache Pfeile an Absperrgittern helfen, den Besucherstrom in die gewünschte Richtung zu lenken, besonders an Engstellen wie Eingängen, Ausschankbereichen oder dem Übergang zu Toiletten.

Engpässe an Eingängen und Ständen vermeiden

Eingänge und stark frequentierte Stände sind die Stellen, an denen sich Besucherströme am ehesten stauen. Eine breitere Absperrführung mit mehreren parallelen Wegen entlastet solche Engstellen deutlich gegenüber einem einzigen schmalen Durchgang, durch den alle Gäste gleichzeitig müssen.

Bei erwartetem hohem Andrang lohnt sich außerdem, getrennte Wege für ankommende und gehende Gäste einzuplanen, damit sich beide Ströme nicht gegenseitig blockieren.

Absperrung für Aufbau- und Abbauphasen

Während des Aufbaus, wenn Fahrzeuge, Material und Werkzeug auf dem Gelände unterwegs sind, aber noch keine Gäste anwesend sind, ist die Absperrung meist einfacher zu handhaben als während der laufenden Veranstaltung. Sobald jedoch erste Gäste eintreffen, während der Aufbau in Randbereichen noch läuft, braucht dieser Bereich eine klar sichtbare, durchgehende Absperrung.

Das Gleiche gilt für den Abbau am Ende: Solange noch Gäste vor Ort sind, sollte der bereits begonnene Abbaubereich klar von den übrigen, noch aktiven Bereichen der Veranstaltung getrennt bleiben.

Wetter und Untergrund bei der Absperrung mitdenken

Absperrgitter und Ständer müssen auf unebenem oder weichem Untergrund zusätzlich beschwert oder verankert werden, damit sie bei Wind nicht umkippen oder sich verschieben. Auf befestigten Flächen reicht meist die vorhandene Standsicherheit der Elemente selbst.

Bei Regen sollten Absperrbereiche zudem so gestaltet sein, dass sich kein Wasser an den Sperren staut, da dies zusätzlich zur eigentlichen Absperrung ein Rutschrisiko für Gäste schafft.

Typische Fehler bei Absperrung und Lenkung

Ein häufiger Fehler ist, Bereiche zwar abzusperren, aber keine alternative Wegeführung sichtbar zu machen, sodass Gäste an der Absperrung ins Stocken geraten. Ein weiterer ist, Absperrmaterial zu wählen, das dem tatsächlichen Risiko nicht entspricht, etwa symbolisches Band an Stellen mit echtem Gefahrenpotenzial.

Auch fehlende Verankerung bei Wind und eine zu schmale Wegeführung an stark frequentierten Engstellen zählen zu den wiederkehrenden Schwachpunkten. Eine kurze Begehung des Geländes vor Veranstaltungsbeginn mit Blick auf mögliche Engstellen deckt die meisten dieser Lücken frühzeitig auf.

Absperrmaterial rechtzeitig kalkulieren und bestellen

Wie viel Absperrband, wie viele Gitterelemente oder Poller tatsächlich gebraucht werden, lässt sich am besten anhand eines groben Lageplans der Veranstaltungsfläche abschätzen, auf dem alle zu sperrenden Abschnitte eingezeichnet sind. Ohne diesen Überblick wird die benötigte Menge häufig unterschätzt, besonders wenn mehrere getrennte Bereiche gleichzeitig gesichert werden müssen.

Ein Sicherheitspuffer bei der bestellten Menge lohnt sich auch hier, da sich während des Aufbaus oft zeigt, dass einzelne Abschnitte länger oder komplexer abzusperren sind als ursprünglich am Schreibtisch geplant.

Wer regelmäßig Veranstaltungen auf demselben Gelände organisiert, kann die einmal ermittelte Materialmenge als Grundlage für künftige Feste nutzen und muss die Kalkulation nicht jedes Mal komplett neu durchführen.

Ordner und Personal für die Besucherlenkung einbinden

Material allein löst Besucherlenkung nicht vollständig: An besonders kritischen Punkten, etwa Einfahrten für Rettungsfahrzeuge oder Engstellen mit hohem Andrang, ersetzt geschultes Personal die reine physische Absperrung durch aktive Kommunikation mit den Gästen. Ein Ordner, der Gäste freundlich, aber bestimmt in die richtige Richtung weist, wirkt oft überzeugender als ein Schild allein.

Diese Personen sollten vorab genau wissen, welche Bereiche gesperrt sind und warum, damit sie Rückfragen von Gästen sachlich beantworten können, statt selbst unsicher zu wirken. Eine kurze Einweisung vor Veranstaltungsbeginn, bei der alle Absperrbereiche gemeinsam durchgegangen werden, ist dafür meist ausreichend.

Bei Vereinsfesten übernehmen diese Aufgabe häufig Mitglieder mit erkennbarer Weste oder Kennzeichnung, damit Gäste sie auf den ersten Blick als Ansprechpartner erkennen und nicht erst danach suchen müssen.